Scutit de TVA, nu de contabilitate: evidența corectă a unui cabinet medical individual

✔ Serviciile medicale sunt scutite de TVA fără drept de deducere, dar cabinetul rămâne cu evidență completă: registre, deduceri, Declarația Unică

✔ Echipamentele medicale, conferințele documentate și abonamentele la platformele de educație medicală sunt cheltuieli deductibile ale PFI-ului

✔ Aparatura medicală are o derogare expresă în Codul Fiscal: mijloacele fixe destinate înființării și funcționării cabinetului se deduc integral la punerea în funcțiune sau se amortizează — la alegerea ta

✔ Capcana discretă a cabinetelor: abonamentele software din UE cer cod special de TVA și declarații lunare, chiar dacă ești scutit

„Serviciile medicale sunt scutite de TVA, deci cu fiscul am terminat." E una dintre cele mai comode concluzii false din practica medicală privată. Scutirea de TVA e reală și valoroasă — dar acoperă exact un impozit din tablou. Restul tabloului rămâne întreg: venituri de înregistrat, cheltuieli de documentat, contribuții de calculat, declarații de depus.

Iar la un cabinet care merge bine, „restul" înseamnă bani lăsați pe masă la fiecare deducere ratată. Hai să punem ordine.

Ce vei afla din acest articol:

• Ce obligații de evidență are un PFI medical, dincolo de scutirea de TVA
• Deducerile specifice medicului: de la echipamente la conferințe
• Capcana abonamentelor din UE, pe care mulți medici o află la control

Ce evidență ține un cabinet medical individual în 2026

Răspunsul scurt: un medic cu PFI ține contabilitate în partidă simplă, exact ca orice activitate independentă — Registrul-jurnal de încasări și plăți, Registrul-inventar, evidența documentelor pentru fiecare cheltuială dedusă — și depune anual Declarația Unică pe veniturile realizate, până pe 25 mai anul următor. Impozitul e 10% pe venitul net, CASS-ul 10%, iar CAS-ul de 25% apare de la 48.600 lei venit net în sus, praguri calculate la salariul minim de la 1 ianuarie 2026, de 4.050 lei.

Ce NU are cabinetul, mulțumită art. 292 din Codul Fiscal: TVA de colectat de la pacienți, decont de depus, plafon de urmărit. Scutirea serviciilor medicale se aplică indiferent de încasări — dar e o scutire „fără drept de deducere": TVA-ul plătit de tine pe achiziții nu se recuperează, ci rămâne în costul lor, cost care la rândul lui se deduce la impozitul pe venit.

Deducerile medicului: unde se pierd cei mai mulți bani

Regula de bază e cea din art. 68: cheltuiala servește activitatea și e documentată, ideal cu factură pe CUI-ul cabinetului. Pe ea se construiește lista tipică a unui cabinet:

Două nuanțe care fac diferența la sume mari. Prima: derogarea aparaturii medicale e o alegere reală de planificare, nu o formalitate — deducerea integrală la punerea în funcțiune lasă anul achiziției cu taxe mici, amortizarea netezește cheltuiala pe mai mulți ani; se decide pe cifrele anului tău, nu din inerție. A doua: la conferințele din străinătate, documentarea scopului profesional e tot ce desparte deducerea de o cheltuială personală — programul evenimentului și dovada participării stau lângă facturi.

Capcana din abonamente: codul special de TVA al scutitului

Aici pică cei mai mulți: scutirea de TVA a serviciilor medicale nu te scoate din regulile TVA-ului la cumpărare. Când cabinetul plătește abonamente către furnizori din UE — software de programări, stocare cloud, platforme de educație facturate din Irlanda sau Olanda — intră în mecanismul taxării inverse: ai nevoie de un cod special de TVA (art. 317 din Codul Fiscal, cerut cu formularul D700 înainte de primirea serviciilor), iar pentru lunile cu astfel de achiziții declari și plătești TVA-ul românesc de 21% prin decontul special D301, cu operațiunea raportată și în D390 — ambele până pe 25 a lunii următoare.

Nu există plafon la servicii: obligația curge de la primul abonament. Consolarea e dublă: TVA-ul plătit intră în costul serviciului și se deduce la impozitul pe venit, iar rutina lunară — cod, D301, D390, termene — e exact genul de mecanică pe care o poți delega.

Evidența cabinetului, ținută de altcineva

Timpul medicului se facturează în consultații, nu în registre. SOLO este platforma digitală de contabilitate completă pentru PFA și PFI din România, cu peste 19.000 de antreprenori în gestiune, dintre care 2.000+ sunt medici cu PFI. Concret, prin SOLO poți:

• Să fotografiezi factura aparaturii sau bonul consumabilelor, iar cheltuiala să intre direct în evidență, încadrată corect
• Să emiți facturi către clinici sau pacienți cu e-Factura transmisă automat, fără semnătură electronică proprie
• Să lași declarațiile — de la Declarația Unică la decontul special al abonamentelor din UE — să fie calculate și depuse la termen
• Să întrebi consultanța, pe limba ta, dacă o cheltuială anume se deduce, înainte să o înregistrezi greșit

Abonamentul e 139 lei/lună (preț valabil în 2026), cu totul inclus, iar declarațiile se depun cu un angajament pe care puține servicii îl formalizează: dacă platforma greșește o declarație din vina ei, SOLO plătește amenda, angajament scris în termenii serviciului.

Checklist: e evidența cabinetului tău la zi?

• Fiecare cheltuială dedusă are factură pe CUI-ul PFI-ului, nu doar bon?
• Pentru aparatura medicală, ai ales conștient între deducerea integrală la punere în funcțiune și amortizare?
• Conferințele deduse au la dosar programul și dovada participării?
• Abonamentele software din UE trec prin codul special de TVA și D301?
• Declarația Unică se depune din datele adunate în timpul anului, nu reconstituite în mai?

Dacă vrei ca registrele, deducerile și declarațiile cabinetului să fie duse de altcineva, poți să te porțezi la SOLO aici — platforma îți preia contabilitatea pe ultimul an, pe bază de procură notarială.

Întrebări frecvente despre contabilitatea PFI-ului medical

Un medic cu PFI trebuie să depună declarații de TVA?

Pentru serviciile medicale, nu — sunt scutite conform art. 292 din Codul Fiscal, indiferent de încasări. Excepția apare la cumpărare: abonamentele și serviciile achiziționate de la furnizori din UE cer cod special de TVA, decont D301 și declarația D390 pentru lunile cu astfel de operațiuni.

Ce poate deduce un medic la cabinetul individual?

Cheltuielile făcute pentru activitate și documentate: echipamente și consumabile, conferințe și cursuri de specializare inclusiv în străinătate, reviste și platforme de educație medicală, telefonul pe CUI. Pentru aparatura medicală există o derogare expresă: se deduce integral la punerea în funcțiune sau se amortizează, la alegere — pragul general de 5.000 lei rămâne relevant doar pentru dotările nemedicale.

Ce registre ține un cabinet medical individual?

Contabilitate în partidă simplă: Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul-inventar, plus dosarul documentelor pentru fiecare cheltuială dedusă. Pe baza lor se completează Declarația Unică, depusă până pe 25 mai anul următor.